公文用字
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按
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要分析道理時用。經研究考查後，所作的說明或判斷。
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例如：
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1.按現行著作權法，對於翻印仿製及其他方法侵害他人之著作權者處罰過於輕微，不足以收遏止之效。
2.各級機關學校對營繕工程應依法公開招標，並按「機關營繕工程及購置定製變賣財務稽察條例」辦理。
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爰
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承接上述事實或理由，要提出因應作法時用。
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例如：
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1.爰經○○等集議，請 鈞府於每一鄉鎮公所所在地設立民眾教育館一所，以啟發民智，裨益人群。
2.進而提升公文處理效率，爰擬具「公文程式條例」第七條、第十三條、第十四條修正草案及「中央法規標準法」第八條修正法案。
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惟
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敘述反面之因素，例如：不合規定、困難之情形或有所顧慮之處時使用。
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例如：
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1.著作權法原屬貴部主管，惟罰則部分則為本部所屬機關適用……。
2.核定第一、二期「加強老人安養服務方案」，惟第二期實施迄今已逾三年，為切合當前需要……。
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茲
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起敘語，或行文中要開始導入正題時用。另作「現在」、「此處」用。
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例如：
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1.茲為提昇本府員工英文程度……。
2.茲限於本公示送達刊登本府公報之翌日起二十日內，逕向本處具領公函……。
3.茲檢附工程概算書一份。
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俾
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因應上述因素，接著要敘述採行之作法時用。
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例如：
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1.俾利本府視人數規劃辦理後續事宜……。
2.請 急示卓見，俾便憑辦。
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經
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要敘述已作如何處理時用。
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例如：
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1.經本處於本（102）年1月20日邀請本府……。
2.經提出102年9月10日本府第2次會議決議：「通過、送請市議會審議」。
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以
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要敘述理由時用。
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例如：
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1.有關本府文書處理實施要點擬以加印本府公報25,000本之方式分發各機關學校參用……。
2.請 惠示卓見，以便整理會送行政院核轉立法院審議。
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業已
業經
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敘述已執行完畢之事件使用。
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例如：
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1.支付研究發展中心10萬元，業已先行墊撥款項……。
2.業經依法通知各戶在案，凡本里公民敬請是日準時出席……。
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職
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屬員對長官、下級機關首長對上級機關首長，自稱時用之。
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例如：
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職欲赴高雄省親，因路途遙遠，往返費時，自本月（10）月1日起至同月5日止，擬請事假5日。
職○○○
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公文用語
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「竊」字，取消不用。
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「奉」、「准」、「據」、「查」等引述語儘量少用。
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「據此」、「准此」、「奉此」、「據呈前情」、「准函前由」等承轉語一律取消不用
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「令仰」、「仰即」改為「希」。
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「呈請」、「謹請」、「敬請」、「飭」一律改為「請」。
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「知照」改為「查照」。
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「遵照」改為「照辦」。
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「遵照具報」、「遵辦具報」改為「辦理見復」。
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「鑒核示尊」改為「核示」、「鑒核」。
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「飭遵」、「飭辦」改為「請轉行照辦」。
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「轉飭」改為「轉行」、「轉告」。
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「為要」、「為荷」、「為禱」等結尾語一律取消不用。
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「姑予照准」、「尚無不合」、「尚無不妥」、「似」、「似可照辦」等不肯定的判斷或建議用語一律取消不用。
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審核各項規定或答覆請求時，如符合，即用「符合規定」，否則即用「不合規定」或「與規定不符」或「某項不合規定，其餘均合規定」。
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